Savez-vous que le Roi Soleil est à l’origine de l’essor de l’événementiel ? Et oui, c’est le premier souverain à le codifier en 1653 au château de Versailles. Louis XIV va créer un spectacle de quatorze heures où seront conviés les meilleurs artistes et lui-même pour y jouer, dans l’objectif de marquer la puissance du royaume. Créer un événement n’est donc pas une nouveauté, mais en créer un en période de crise sanitaire, ça, c’est nouveau.
C’est quoi un événement ?
Un événement advient à une certaine date et dans un lieu déterminé. Il a pour but de marquer les esprits, de promouvoir ainsi que de créer une bonne image à l’entreprise qui est au cœur de celui-ci. Il permet également de créer du lien social, nous faisons la connaissance de nouvelles personnes, nous découvrons de nouveaux produits, de nouveaux artistes…
Un événement peut être culturel, sportif, digital, festif, mais sa création et son déroulé doivent être unique. Face aux différentes périodes de confinements que nous avons vécu, il a fallu inévitablement innover pour pouvoir se démarquer.
Réussir un événement en période de crise sanitaire : mission impossible ?
Depuis plus d’un an, il est difficile de maintenir un événement en raison du Covid-19. S’il n’est pas annulé ou reporté, les organisateurs doivent prendre en compte les règles sanitaires et innover pour que leurs événements se déroulent dans les meilleures conditions possibles. S’ajoute à cela, la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) qu’ils doivent maintenir. Existante depuis 2010, la RSE leur permet d’intégrer les préoccupations sociales, environnementales et économiques, c’est un atout pour les entreprises utilisatrices, car cela favorise leur réputation.
Pour réussir un événement en période de crise sanitaire, il est donc impératif d’être créatif. En effet, les organisateurs doivent sans cesse trouver de nouvelles idées pour respecter à la fois les gestes barrières, mais également la politique et la mission de leur événement.
L’essor des outils digitaux
Depuis cette pandémie mondiale, les outils numériques se sont beaucoup développés. Facile d’accès, nous nous en servons au quotidien pour communiquer avec nos proches via différentes plateformes. Aujourd’hui, les organisateurs intègrent également le digital au sein de leurs événements dans le but de respecter les règles sanitaires, mais également pour se mettre au goût du jour et toucher le maximum de personnes.
Certains vont faire appel à des influenceurs pour diffuser et communiquer autour de l’événement. Par exemple, grâce aux Stories Instagram de la célèbre Noholita, les abonnés ont pu découvrir en direct le défilé « Etam Live Show » en septembre 2020.
Les outils numériques tels que Zoom ou Teams ont également eu une très forte influence lors de la crise sanitaire. Beaucoup de personnes les ont utilisées pour un usage personnel ou professionnel. En effet, des réunions, des webinars, ont été réalisées sur ces plateformes, cela était plus facile, nous pouvions voir chaque personne, dans un environnement différent. Également, lors de rencontres sportives comme le championnat de basket-ball américain, afin de garder un lien social entre les joueurs et le public, de grands panneaux étaient affichés et retranscris en visioconférence.
Des « apéros-visio » ont également eu leur importance, cela a permis de garder contact avec nos proches, et de passer un agréable moment.
Le digital permet à chacun de participer à tel ou tel événement sans forcément y être invité. Cela démocratise le secteur de l’événementiel, nous ne sommes pas obligés d’avoir une invitation pour y assister. Durant cette pandémie mondiale, nous avons pu maintenir un lien social entre nous, et cela est dû aux moyens mis en œuvre par les organisateurs.
Les limites du digital
Cependant, en adoptant le digital, il faut s’attendre à avoir un travail en amont assez conséquent. Une récente étude montre que les visioconférences fatiguent énormément l‘être humain. Il est donc important pour l’organisateur de prendre cela en compte, le but est de garder un public concentré tout au long de l’événement. Par exemple, lorsque nous allons dans des salons, nous sommes plus attentifs, car nous voyons des personnes en présentiel, nous faisons de nouvelles rencontres. Cela nous pousse à nous intéresser davantage à propos de telle ou telle thématique.
Avec le Covid-19, des salons virtuels ont été mis en place. Il est plus compliqué de maintenir une attention similaire aux salons en présentiel, car tout le monde est derrière un écran, le lien social est moins présent, donc nous avons plus de mal à être concentré du début à la fin. Les organisateurs doivent avoir cet aspect-ci en tête pour un résultat optimal…
Comment assurer la communication d’un événement
Autrefois, il était difficile de promouvoir un événement, car les réseaux sociaux n’existaient pas encore. Les invités recevaient des invitations papiers avec toutes les informations nécessaires. Aujourd’hui, les organisateurs disposent de moyens pour faire la promotion de tel ou tel événement, cela est donc plus facile.
Ce qu’il faut avoir en tête, c’est le fait de communiquer avant, pendant et après l’événement. Avant le jour j, il faut le faire connaître, cela passe par les réseaux sociaux (création de page Facebook, story Instagram, vidéo « teasing » Youtube, mini sites…), l’objectif est d’attirer un maximum de public. Pendant l’événement, l’idéal est de partager en temps réel toutes les informations pour aider les participants à mieux s’y retrouver. Puis après, il est important de revenir sur l’événement en dévoilant des photos, vidéos souvenirs, un résumé de ce qu’il s’est passé, ou même faire participer le public en partageant des questionnaires, sondages.
L’événement digital, un phénomène qui va perdurer ?
Organiser un événement en période de crise sanitaire n’est donc pas chose facile, il y a beaucoup de critères à prendre en compte pour que celui-ci soit réussi. Avec les avancées scientifiques, nous arriverons à trouver des solutions en plus de la vaccination pour lutter contre cette pandémie mondiale et ainsi, retrouver un semblant de vie.
Le Covid-19 nous a permis de constater que le lien social est devenu très important aujourd’hui. Coupés de toute nouvelle rencontre pendant près d’un an et demi, nous sommes avides de retrouver une vie comme avant. Nous savons que nous ne la retrouverons pas, trop de choses ont changé dans notre façon de penser, mais ces différences pourront être des qualités par la suite.
Les événements ont essayé de s’adapter en innovant, et le mieux serait de maintenir ce système au sein duquel chacun pourra faire comme il veut. Il pourra assister à l’événement en présentiel ou en distanciel via une visioconférence par exemple. Le but est de satisfaire un maximum de personnes et de faire avancer les choses dans le bon sens.
Article rédigé par Carla Berrest – Étudiante stagiaire en Licence Information et Communication à l’UCO Vannes.
